Hoe kun je Power Automate inzetten?

Power Automate heeft ontzettend veel mogelijkheden die je kunnen helpen met het optimaliseren van workflows en de productiviteit te verhogen. Het is gebruiksvriendelijk en zorgt voor schaalbare oplossingen. Onze Intellify collega Juan gebruikt de tool op dit moment ook bij zijn opdrachtgever! In deze blog vertellen we je de belangrijkste voordelen van Power Automate en delen we een paar voorbeelden.

Wat doet Power Automate?

Power Automate maakt gebruik van ‘flows'. Hiermee kun je taken en processen die terugkerend zijn, gaan automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld automatisch e-mails verzenden bij specifieke gebeurtenissen, of gegevens synchroniseren op verschillende platforms. Ook kan jef data laten verrijken door collega's zonder dat zij in het bronsysteem moeten werken. Onze collega Juan heeft een App nagebootst, zodat zijn collega's via een gebruiksvriendelijk formulier data kunnen verrijken, wat direct wordt verwerkt in de bron. Maak je gebruik van Microsoft-producten, zoals Sharepoint, Teams, of Outlook, dan kan je uitgaan van een naadloze integratie met deze tool! Naast de integratie met Microsoft-producten biedt Power Automate ook ondersteuning voor een breed scala aan andere services, zoals Salesforce, Twitter, Dropbox en nog veel meer.

De voordelen van Power Automate voor data experts

Power Automate heeft specifiek voor data experts een aantal voordelen:

1. Gegevensintegratie: je kunt gegevens uit verschillende bronnen integreren. Dit vereenvoudigt de gegevensverzameling.
   
2. Geautomatiseerde gegevensverwerking: je kunt in Power Automate flows maken die automatisch data importeren, transformeren en exporteren.
   
3. Geautomatiseerde rapportage: met Power Automate kun je rapporten plannen en automatiseren op basis van tijd of bijvoorbeeld specifieke gebeurtenissen.
   
4. Real-time gegevenswaarschuwingen: stel triggers in om op tijd waarschuwingen te krijgen wanneer iets niet goed gaat.
   

Kortom, het kan je helpen bij gegevensintegratie, gegevensverwerking, waarschuwingen, rapportagetools automatiseren. Zo hou jij meer tijd over voor het analyseren en nieuwe inzichten verzamelen!

Praktisch voorbeelden van Juan!

Wij vroegen Juan een aantal voorbeelden te geven van Power Automate implementaties. Juan: "je kan hele bedrijfsprocessen automatiseren die eerst (semi)analoog waren. Stel dat je jouw manager goedkeuring moet vragen voor inkoop verzoeken. In plaats van dat je een mail stuurt naar je manager voor goedkeuring, kan je het hele bedrijfsproces automatiseren. Bijvoorbeeld: je manager moet inkoop betalingen van >50k goedkeuren. Is het lager dan 50k, dan loopt het automatisch door in de flow naar de volgende stap in het proces."

Een ander voorbeeld zie je in onderstaande afbeelding: goedkeuring van een social media uiting. Je kunt een stakeholder binnen de organisatie een Tweet of LinkedIn post laten goedkeuren, voordat deze wordt verstuurd.

Moet je hier een studie voor volgen?

Je hoeft hier geen studie voor te volgen 😉. Power Automate heeft een gebruiksvriendelijke interface waarmee gebruikers zonder technische kennis ‘flows’ kunnen maken. Met de drag-and-drop-editor kunnen workflows snel en eenvoudig worden ontworpen. Zo kun je zelfstandig taken automatiseren zonder afhankelijk te zijn van IT-afdelingen of programmeurs.

Voordat je gaat starten, lees nog even de onderstaande tips van Juan!

1. Het is altijd handig om eerst je Power Automate flow uit te tekenen. Wat wordt mijn trigger die de flow activeert? Wat zijn de stappen die uitgevoerd moeten worden? Moet er aan bepaalde voorwaarden voldaan worden voordat er naar een volgende stap gegaan mag worden?
   
   
2. Als je de integratie van Power Automate naar het volgende niveau wilt tillen dan kan je gebruik maken van een speciale categorie acties genaamd “variabelen”. Deze variabelen geven ons de mogelijkheid om gegevens tijdelijk te bewaren en aan te passen. Hiermee kan je de flow dynamisch maken, je kan bijvoorbeeld een variabele maken die altijd de huidige datum en tijd opslaat. In je volgende flow stap kan je dan een automatische mail met de variabele datum en tijd versturen waarop jou process sucessvol heeft gelopen. Heel handig voor controles en audit doeleinden.
   
   

Heb je vragen over Power Automate? Of ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact op met Jamal!