Startpunt voor het ontwikkelen van een Power BI dashboard

Michiel is data analist bij Intellify. Op dit moment zit hij in opdracht bij Rabobank (Utrecht)! En hij kan je alles vertellen over Power BI 😉. Wij hebben hem gevraagd wat zijn tips zijn voor mensen die gaan starten met het opzetten van een Power BI dashboard.

Michiel definieert 4 stappen die je kunt doorlopen wanneer je start met het bouwen van een Power BI dashboard. Voordat we daar mee starten, zetten we in op 'een goed begin is het halve werk'. Er zijn namelijk een aantal zaken waarin je in je exploratiefase aan moet denken:

1. Wat is het vraagstuk? Welke vraag of vragen moet het dashboard gaan beantwoorden?
2. Moet het dashboard informeren, analyseren, waarschuwen of iets anders doen? Dit zal helpen bij het bepalen van de juiste visualisaties en functionaliteiten.
3. Wie is je doelgroep? Waarvoor gaan zij het dashboard gebruiken?
4. Hoe vaak wordt het dashboard gebruikt? Ofwel: hoe vaak moet de data worden ververst?
5. Is het een korte termijn of lange termijn vraagstuk? Hoe duurzaam moet het rapport zijn?
   
   

Zorg dat de verwachtingen helder zijn en dat je verdiepende vragen sterl. Creëer voor jezelf een zo compleet mogelijk plaatje voordat je begint aan je dashboard. Dit kan heel veel werk schelen verderop in het proces. Onderzoek hoe de organisatie data opslaat en hoe jij dit beschikbaar kan maken of krijgen via bijvoorbeeld een Data Engineer. Klaar om te starten? Doorloop dan de volgende 4 stappen!

Stap 1: je data inladen

Niet geheel onbelangrijk. Je gaat ervoor zorgen dat je de data kunt ontsluiten die het business vraagstuk gaat beantwoorden. Tijdens je voorwerk weet je waar je de data vandaan kunt halen. Power BI heeft verschillende connectoren waarmee je data kunt ontsluiten (Databricks, SQL Server, Google Analytics, Excel etc.). Je kiest een passende connector en start dan het inladen van je data. Kijk goed of je de data nog moet transformeren in Power Query. Extra tip van Michiel: ga ook na of je transformaties in bijvoorbeeld de datawarehouse zelf kunt (laten) aanpassen. Dit kan namelijk een positieve invloed hebben op de performance van je dashboard.

Stap 2: werken aan je dataview en model view

Wanneer je data is ingeladen in Power BI, ga je naar je data view om te checken hoe je data is ingeladen. Kloppen de data types bijvoorbeeld? Check eventuele filters en ga na hoe je datakwaliteit is. Controleer of alle data die je wilt inladen, er ook in staat. En of de tabellen een begrijpelijke naam hebben. Zorg ervoor dat de gegevens juist, consistent en betrouwbaar zijn. Michiel: “het is ook essentieel om gegevensvalidatie uit te voeren tijdens het hele proces. Dit omvat het controleren van inconsistenties en ontbrekende waarden in de dataset. Het is raadzaam om proactief eventuele problemen aan te pakken voordat je begint met het bouwen van het dashboard.” Kortom: check, dubbelcheck!

In de volgende tab, je model view, ga je eventuele relaties leggen tussen je tabellen. Hiermee zorg je ervoor dat je gegevens met elkaar kan verbinden. Je kijkt op welk uniek component (bijvoorbeeld product ID of datum) je de 2 tabellen kunt koppelen. Advies is om voor een 1-to-many relatie te gaan, dan zit je 9 van de 10 goed (zeker als je hier niet vaak mee werkt). In de modelview kun je er ook nog voor kiezen om een extra tabel te voegen, bijvoorbeeld een datum tabel (best practice). Wil je meer informatie over het modelleren? Lees dan ook deze blog.

Stap 3: maken van je report view

In stap 1 en 2 heb je ervoor gezorgd dat je beschikt over de data die je nodig hebt. En dat ze goed zijn ingeladen in Power BI. In stap 3 ga je starten met het bouwen van je dasboard in je report view! Hoe ga je je template inrichten? Welke visuals ga je inzetten om de business vragen te beantwoorden? In deze stap moet je echt in de huid van de eindgebruikers kruipen. Heb je een rapport met heel veel opties, dan kan dit doelgroepen overweldigend zijn in plaats van verheldering bieden. Bedenk bijvoorbeeld goed hoe de eindgebruiker kan filteren. En of daar bepaalde context bij nodig is om correcte conclusies te trekken. Tip van Michiel: werk met een template, zo weten eindgebruikers van meerdere dashboards wat ze kunnen verwachten.

Stap 4: publiceren naar je werkruimte

Je hebt je dashboard gebouwd, top! Nu moet je ervoor zorgen dat eindgebruikers ook bij jouw dashboard kunnen 😉. Dit doe je door je dashboard te publiceren naar de Power BI service. En collega's toegang te geven via hun e-mailadres. Beveiliging en privacy zijn ook nog onderdelen die belangrijk zijn om toe te voegen in deze laatste stap. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot het dashboard en de gegevens. Denk ook aan gegevens privacy en zorg ervoor dat persoonlijk identificeerbare informatie (PII) en gevoelige gegevens op de juiste manier worden beschermd. Zo hebben ‘juiste’ eindgebruikers toegang tot de interactieve rapporten en visualisaties. Voordat je je dashboard gaat delen, controleer dan ook je performance van je dashboard. We zijn gewend dat data snel beschikbaar is.

Na het publiceren (of misschien nog wel nét daarvoor?) is het belangrijk om gebruikers toelichting te geven op het dashboard. Dit kan je op verschillende manieren doen: handleidingen, instructiemateriaal, een demo, of trainingssessies. Je doelgroep moet natuurlijk wel weten hoe het dashboard gebruikt kan worden!

Tot slot, het is ook belangrijk om gedetailleerde documentatie van het hele ontwikkelingsproces bij te houden. Denk hierbij aan: bronnen van gegevens, transformaties, modellen en rapporten. Dit helpt niet alleen bij het delen van kennis binnen het team, maar vergemakkelijkt ook het beheer van wijzigingen en versies in de toekomst.

Heb je vragen over hoe je het beste kunt starten met het ontwikkelen van een Power BI dashboard? Neem dan contact op met Jamal!